Kapazitätsabsicherung
Kein Organisationsaufwand. Kein Umplanen. Wir übernehmen.
Bauchschmerzen in der Urlaubszeit? Personelle Engpässe im Schreibdienst? Dank unserer flexiblen Kapazitätsabsicherung sind Sie auf jede Situation vorbereitet!
Ob Urlaubszeit, Krankheitsausfälle oder plötzlicher Personalmangel – viele Kliniken stehen regelmäßig vor der Herausforderung, dass im Schreibdienst in Spitzenzeiten nicht genügend Kapazitäten zur Verfügung stehen. Besonders die Arztbrieferstellung leidet unter diesen Engpässen, was nicht nur zu Verzögerungen im Klinikalltag führt, sondern auch zusätzlichen Stress für das medizinische Personal bedeutet. Zur Ferienzeit, oder in den beliebten Urlaubsmonaten kommt es schnell zu solchen Engpässen – und dann ist guter Rat teuer.
Doch was wäre, wenn Sie sich um all das nicht mehr kümmern müssten? Mit unser flexiblen Kapazitätsabsicherung haben Sie immer eine sofort verfügbare Lösung parat – ohne erst umständlich nach externem Ersatz suchen oder Notlösungen organisieren zu müssen.
Ein Anruf genügt – wir stellen die Kapazität
Keine Vertretungssuche, kein Umorganisieren
Maximale Planbarkeit für die Personalabteilung
Direkt in Ihr KIS-System – ohne Einarbeitung
Keine ungenutzten Leistungen
Wie funktioniert unsere flexible Kapazitätsabsicherung?
Ähnlich einer Versicherung sichern Sie sich mit einer kalkulierbaren monatlichen Pauschale ab, die Ihnen im Bedarfsfall sofortige Unterstützung garantiert. Sobald Engpässe auftreten, übernehmen unsere erfahrenen Schreibkräfte die Arztbrieferstellung – genau so, wie es Ihr eigenes Team tun würde:
- Direkt in Ihrem KIS-System – keine Umstellungen, keine neuen Prozesse, keine zusätzlichen Schulungen erforderlich. Ein nahtloser Übergang also für Ihre Prozesse.
- Flexible und schnelle Unterstützung – wir springen genau dann ein, wenn Sie uns brauchen.
- Maximale Planbarkeit – statt kurzfristiger Notlösungen haben Sie eine feste Absicherung für Engpass-Situationen.
- Wir passen uns an Ihre Bedürfnisse an – nach den Vorgesprächen wissen wir genau, worauf es in Ihrer Klinik ankommt und arbeiten passgenau in Ihr vorhandenes System. Bei wiederkehrender Leistungsanforderung bedarf es keiner Umstellung.
- Keine ungenutzten Leistungen – falls Sie unsere Unterstützung in einem Monat nicht benötigen, bleibt Ihr Kontingent für drei Monate erhalten. Dieses können Sie entweder für weitere Arztbriefe nutzen oder für Beratungsleistungen aus unserem Unternehmensbereich DocuConsil anrechnen lassen.
"Bei Engpässen durch Urlaubs- oder Krankheitszeiten des eigenen Teams unterstützt uns ABC Office 24 regelmäßig schnell und zuverlässig. Die unkomplizierte und professionelle Zusammenarbeit sichert unsere eigenen hohen Standards bei der Dokumentation hinsichtlich der Qualität und Termintreue ab."
Warum ist eine solche Absicherung so wichtig?
In Kliniken müssen Abläufe effizient und zuverlässig sein. Ein Stau in der Arztbrieferstellung kann nicht nur die Arbeitsprozesse verzögern, sondern auch Auswirkungen auf die Patientenversorgung haben. Ärzte und Pflegekräfte sind ohnehin stark belastet – zusätzliche Aufgaben im Schreibdienst sind oft kaum zu bewältigen. Und wenn Ihr regulärer Schreibdienst aus dem Urlaub oder Krankenstand zurückkommt, wartet auch kein Akten-Stapel auf Ihre Arbeiter.
Mit unserer Lösung stellen Sie sicher, dass die Arztbrieferstellung reibungslos weiterläuft – unabhängig von personellen Engpässen. Sie müssen sich keine Sorgen um situativ fehlende Kapazitäten machen und können sich voll und ganz auf die medizinische Versorgung Ihrer Patienten konzentrieren.
FAQ: Ihre Fragen – unsere Antworten
Was bedeutet „Kapazitätsabsicherung“?
Es handelt sich um eine flexible Lösung, um personelle Engpässe abzufangen, die durch Urlaub, Krankheit oder unvorhergesehene Lastspitzen entstehen. Ziel ist es, die zeitnahe Erstellung von Arztbriefen und Befunden sicherzustellen, damit der Klinikbetrieb störungsfrei bleibt.
Warum ist eine Absicherung für Krankenhäuser so wichtig?
Verzögerte Arztbriefe führen nicht nur zu Stress beim medizinischen Personal, sondern blockieren auch die zeitgerechte Abrechnung und können die Patientenzufriedenheit senken. Zudem unterliegen Kliniken strengen Dokumentationspflichten nach § 630f BGB, deren Nichteinhaltung rechtliche Risiken birgt.
Wie funktioniert die externe Unterstützung im Notfall?
Kliniken schließen mit uns einen Vertrag und bei Bedarf springen wir innerhalb kurzer Zeit ein und unterstützen direkt in Ihrem KIS. Nach der einmaligen technischen Anbindung und einer kurzen Einweisung sind wir jederzeit an Ihrer Seite, um bei Bedarf zu unterstützen. So wird der Entstehung von Bearbeitungsrückständen bei der Dokumentation präventiv entgegengewirkt.
Welche Kostenersparnis bietet eine Kapazitätsabsicherung?
Krankenhäuser sparen Fixkosten für Personalvorhaltung und zahlen stattdessen nur eine geringe monatliche Pauschale für die tatsächlich erbrachte Leistung. Dies vermeidet teure Überstunden oder das Vorhalten von Personal für Spitzenzeiten, die selten eintreten.
Was kostet die Kapazitätsabsicherung?
Für eine monatliche Pauschale von 400,-€ zzgl. MwSt. sind Sie bei der Dokumentation gegen Störungen durch personelle Ausfälle abgesichert. In dieser Pauschale sind bereits ca. 70 Ambulanzbriefe beispielhaft enthalten. Sollten Sie unsere Unterstützung in einzelnen Monaten nicht benötigen, können Sie die Leistungen bis zu 3 Monate ansammeln.
Kann die Absicherung auch dauerhaft genutzt werden?
Ja, viele Kliniken nutzen die externe Absicherung nicht nur als Backup, sondern als festen Bestandteil ihres Kapazitätsmanagements, um das interne Team dauerhaft zu entlasten und Schreibstaus gar nicht erst entstehen zu lassen.
Wie gelangen die Diktate zum externen Schreibdienst?
Die Sprachdateien verlassen die Klinikserver nicht, sondern werden über einen gesicherten VPN-Tunnel direkt online gehört. Hiermit wird ein besonders hohes Maß an Datensicherheit gewährleistet. Alternativ können die Sprachdateien auch über unser ssl-verschlüsseltes Kundenportal hochgeladen werden.
Wie kommt der fertige Text zurück in unser KIS?
Indem der Text direkt in Ihrem KIS geschrieben wird und so dem richtigen Patienten und Fall zugeordnet wird. Bei der Handhabung von KIS verfügen wir über langjährige Erfahrungen. Alternativ können die geschriebenen Word-Dokumente auch über unser ssl-verschlüsseltes Kundenportal übermittelt werden.
Müssen unsere IT-Spezialisten neue Software installieren?
In der Regel nicht. Der Zugriff erfolgt über einen gesicherten Citrix-Desktop oder VPN-Zugang, sodass direkt in Ihrem vorhandenen System gearbeitet werden kann. Alternativ können die Sprachdateien und die geschriebenen Word-Dokumente auch über unser ssl-verschlüsseltes Kundenportal übermittelt werden.
Wie wird sichergestellt, dass Patientendaten korrekt zugeordnet werden?
Durch die Bearbeitung direkt in Ihrem KIS, sodass Verwechslungen beim Tippen ausgeschlossen sind. Ein manuelles Übertragen von Patientendaten durch den Schreibdienst entfällt.
Unterstützt die Anbindung auch Spracherkennung?
Absolut. Viele Häuser nutzen ein Hybrid-Modell: Die KI-gestützte Spracherkennung erstellt einen Entwurf, und der externe Schreibdienst übernimmt lediglich das Korrektorat, was die Kapazität Ihrer Ärzte und Fachkräfte pro Stunde massiv erhöht.
Bleibt die Hoheit über die Daten im Krankenhaus?
Ja. Bei einer Anbindung via Remote-Desktop verlässt kein einziges Bit an Patientendaten Ihr Netzwerk.
Ist der Datenschutz bei der Kapazitätsabsicherung gewährleistet?
Ja, wir arbeiten strikt nach der DSGVO und schließen eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ab. Die Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten erfordert höchste Sicherheitsstandards, zu denen wir von einem externen Datenschutzbeauftragen und Fachanwalt beraten werden.
Jetzt vorsorgen und immer eine Lösung in der Hinterhand haben!
Warum erst nach einer Notlösung suchen, wenn der Engpass bereits da ist?
Mit der Kapazitätsabsicherung von ABC Office 24 sind Sie auf jede Situation vorbereitet. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihr Krankenhaus bestmöglich unterstützen können.
Haben Sie noch Fragen dazu?
Rufen Sie uns an 03991 7499555 oder schreiben Sie uns.
